|
VZVZ biedt u deze vragenlijst (self-assessment) aan over het vragen en registreren van toestemming voor het delen van medische gegevens via het Landelijk Schakelpunt (LSP). De vragen hebben betrekking op de manier waarop u uw patiënten om toestemming vraagt voor het delen van hun medische gegevens via het LSP. Ook gaan de vragen in op de wijze waarop u deze toestemming registreert in uw systeem (o.a. indien van toepassing professionele samenvatting, medicatiegegevens, intoleranties, contra-indicaties en allergieën). Met deze vragenlijst kunt u zelf nagaan of uw organisatie voldoet aan de wet- en regelgeving voor het vragen en verwerken van patiënttoestemmingen voor het LSP: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Zo kunt u zelf controleren of de door u verwerkte toestemmingen rechtsgeldig zijn.
* Let op: deze self-assessment gaat niet over toestemming vragen en vastleggen voor ketenzorg.
* U kunt dit onderzoek altijd onderbreken en op een later tijdstip voortzetten.
* Het zijn 16 vragen en het duurt ongeveer vijftien minuten.
U beantwoordt onderstaande vragen. Na het invullen van de vragenlijst ontvangt u automatisch de uitkomst van de self-assessment. In sommige situaties kunnen maatregelen worden opgelegd, in andere gevallen brengen wij adviezen uit. Als zorgaanbieder bent u zelf verantwoordelijk voor de opvolging van de maatregelen. Uiteraard kunt u hier ondersteuning van VZVZ bij krijgen. Onderstaand vindt u een korte toelichting op de betekenis van de begrippen “maatregel” en “advies”.
•
|
Maatregel
Het proces voor het vragen en verwerken van toestemming binnen uw apotheek of praktijk voldoet niet aan het toetsingskader. Het risico bestaat dat de toestemmingen die u verkrijgt, niet rechtsgeldig zijn en niet aan de AVG voldoen. Het is noodzakelijk dat u binnen vier weken verbeteringen doorvoert in het proces. |
•
|
Advies
Het proces voor het vragen en verwerken van toestemming binnen uw apotheek of praktijk voldoet aan de verplichte onderdelen van het toetsingskader. Wel zijn er mogelijkheden om het proces te verbeteren en zorgvuldige registratie te borgen.
|
VZVZ bedankt u alvast hartelijk voor uw waardevolle bijdrage!
|
|
|
|
|
|
|
|
1. Het vragen van toestemming aan patiënten kan mondeling, schriftelijk (met een formulier, al dan niet uit de Volgjezorg-folder) of digitaal. Geef een schatting in percentages (%) van de gebruikte methoden in uw praktijk of apotheek door in de onderstaande velden percentages in te vullen. Het totaal moet 100% zijn.
|
|
|
|
|
2. Ik overhandig altijd de voorlichtingsfolder van Volgjezorg (zie onderstaande foto) aan mijn patiënten als ik om toestemming vraag. * |
 |
|
|
MAATREGEL > U geeft aan uw patiënten niet of niet in alle gevallen een voorlichtingsfolder te overhandigen. Het is van belang dat u altijd de Volgjezorg-folder (of een folder die inhoudelijk overeenkomt) aanbiedt aan uw patiënten. Het voorlichtingsmateriaal beschrijft de voorwaarden voor het geven van toestemming en dat de patiënt zijn toestemming later altijd weer kan intrekken als dat wenselijk is. Een toestemming is alleen rechtsgeldig als het voorlichtingsmateriaal is overhandigd aan de patiënt. Het voorlichtingsmateriaal van Volgjezorg is juridisch getoetst en voldoet aan de voorwaarden voor een rechtsgeldige toestemming. U kunt het voorlichtingsmateriaal kosteloos bestellen via onze webshop. Zo bent u er zeker van dat de voorlichting die u geeft over toestemming rechtsgeldig is.
|
MAATREGEL > Het is niet voldoende om de patiënt te verwijzen naar de website van Volgjezorg. Toestemmingen zijn alleen rechtsgeldig als het voorlichtingsmateriaal is overhandigd aan de patiënt.
|
ADVIES > U maakt gebruik van eigen gemaakt voorlichtingsmateriaal. Hoewel dit is toegestaan, raden wij u aan het gratis voorlichtingsmateriaal van Volgjezorg te gebruiken. Het voorlichtingsmateriaal van Volgjezorg is juridisch getoetst en voldoet aan de voorwaarden voor een rechtsgeldige toestemming. U kunt het voorlichtingsmateriaal kosteloos bestellen via onze webshop. Zo bent u er zeker van dat de voorlichting die u geeft over toestemming rechtsgeldig is.
|
|
|
|
|
MAATREGEL > Zorg dat u altijd voldoende actuele folders heeft. Toestemmingen zijn alleen rechtsgeldig als het voorlichtingsmateriaal is overhandigd aan de patiënt. Het voorlichtingsmateriaal is kosteloos te bestellen in onze webshop. Er zijn ook leaflets in verschillende talen om zelf te printen. De volgende talen zijn beschikbaar: Arabisch, Engels, Pools, Portugees, Spaans en Turks. Deze zijn kosteloos te downloaden in onze webshop. |
|
4. Ik maak gebruik van het toestemmingsformulier van Volgjezorg. * |
 |
|
|
MAATREGEL > U maakt geen of niet altijd gebruik van het toestemmingsformulier van Volgjezorg. Het toestemmingsformulier van Volgjezorg voldoet aan alle juridische eisen voor rechtsgeldige toestemming. U kunt het toestemmingsformulier downloaden via www.vzvz.nl. Of bestel gratis de folder met uitneembaar toestemmingsformulier via onze webshop.
Wilt u uw formulier blijven gebruiken? Aan de hand van deze checklist kunt u nagaan of de toestemmingsvraag voor het LSP voldoet aan alle eisen:
- Op het formulier staat een verwijzing naar het verstrekte voorlichtingsmateriaal.
- Op het formulier staat duidelijk de naam, het adres en type zorgverlener waaraan toestemming wordt verleend.
- Er is ruimte voor het plaatsen van een handtekening.
- Er is ruimte voor het invullen van een datum.
- De patiënt kan zowel “ja” als “nee” aanvinken op het formulier.
- Op het formulier is voldoende ruimte voor de gegevens van patiënt (volledige naam, adres, geboortedatum en geslacht).
- Op het formulier staan de regels vermeld die gelden voor kinderen:
- Voor kinderen tot 12 jaar geeft de ouder/wettelijk vertegenwoordiger toestemming.
- Voor kinderen van 12 tot 16 jaar geldt dat zowel de ouder/wettelijk vertegenwoordiger als het kind toestemming moet geven.
- Kinderen vanaf 16 jaar geven zelf toestemming.
- Het formulier bevat ruimte voor de paraaf van een kind tussen 12 en 16 jaar, dat samen met de ouder of wettelijk vertegenwoordiger moet tekenen.
|
|
|
|
MAATREGEL > U geeft aan dat u, als een kind tussen de 12 en 16 jaar is, alleen het kind of alleen de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger om toestemming vraagt. De Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) wordt hierbij gevolgd:
- Voor kinderen tot 12 jaar geeft de ouder/wettelijk vertegenwoordiger toestemming.
- Voor kinderen van 12 tot 16 jaar geldt dat zowel de ouder/wettelijk vertegenwoordiger als het kind toestemming moet geven.
|
|
|
|
MAATREGEL > U geeft aan dat u, als u toestemming vraagt aan een kind van 16 jaar of ouder, toestemming vraagt aan de ouder of wettelijk vertegenwoordiger of zowel aan het kind als de wettelijke vertegenwoordiger. De WGBO wordt hierbij gevolgd. Jongeren van zestien jaar en ouder gelden voor de WGBO als volwassenen. Ondanks dat de leeftijd van 18 jaar nog niet is bereikt.
- Kinderen van 16 jaar geven zelf toestemming.
|
|
|
|
MAATREGEL > In uw systeem moet vermeld staan op welke datum de patiënt zijn toestemming heeft ingetrokken.
|
|
|
|
ADVIES > Uw patiënten kunnen nog geen gebruikmaken van www.volgjezorg.nl. Door u aan te melden voor de dienst Opt-in van VECOZO, stelt u uw patiënten in de gelegenheid online toestemming te regelen via www.volgjezorg.nl. Hoe u zich kunt aanmelden voor deze dienst leest u in de VZVZ-factsheet ‘Verwerken online toestemming in XIS en VECOZO’. Hoe de patiënt vervolgens met de website kan werken, leest u in de VZVZ-factsheet ‘Volgjezorg’.
|
|
|
|
MAATREGEL > U geeft aan een onvolledig ingevuld toestemmingsformulier wel te verwerken in uw zorginformatiesysteem. Alleen volledig ingevulde toestemmingsformulieren zijn rechtsgeldig. Wanneer een toestemmingsformulier niet volledig is ingevuld, neem dan contact op met de patiënt ter verificatie, zodat de ontbrekende gegevens alsnog kunnen worden ingevuld.
|
|
|
|
MAATREGEL > De registratie van toestemmingen in uw zorginformatiesysteem bevat geen verwijzing naar het verstrekte voorlichtingsmateriaal. In uw zorginformatiesysteem moet een verwijzing staan naar het verstrekte voorlichtingsmateriaal. Neem de titel en datum van het gebruikte voorlichtingsmateriaal op in uw zorginformatiesysteem. Bijvoorbeeld: ‘Uw medische gegevens beschikbaar via het LSP maart 2019’. Wanneer dit niet kan in uw zorginformatiesysteem, neem dan contact op met uw leverancier. Wilt u dit dan ook melden bij toestemmingen@vzvz.nl?
|
|
|
|
ADVIES > U geeft aan dat u bij het registreren van toestemmingen niet aangeeft of dit mondeling, schriftelijk of digitaal is verstrekt. Als u de wijze van toestemming registreert, kunt u bij vragen van de patiënt sneller nagaan op welke wijze de toestemming is verkregen.
|
|
|
|
MAATREGEL > U vermeldt niet altijd de datum waarop toestemming is gegeven in uw zorginformatiesysteem. In uw zorginformatiesysteem moet de datum vermeld staan waarop de patiënt toestemming heeft gegeven.
|
|
|
|
MAATREGEL > Als een patiënt zijn toestemming heeft geregeld via www.volgjezorg.nl, ontvangt u hierover een bericht van VECOZO. U moet de toestemming dan nog wel verwerken in uw eigen informatiesysteem en aanmelden bij het Landelijk Schakelpunt. Wij adviseren hierbij het PDF-document (het digitale toestemmingsformulier) te bewaren in het dossier van de patiënt.
|
|
|
|
|
ADVIES > U archiveert ingevulde toestemmingsformulieren niet digitaal of in een afgesloten kast. Als een patiënt wel of geen toestemming geeft via het toestemmingsformulier, adviseert VZVZ het formulier te beschouwen als onderdeel van het patiëntendossier. De toestemming blijft geldig zolang deze van toepassing is. Wanneer de patiënt zijn toestemming intrekt, vult hij bij voorkeur het formulier opnieuw in met de optie ‘NEE’ aangekruist. Wij adviseren ook dit formulier in het patiëntendossier te bewaren. De wettelijke bewaartermijn voor patiëntendossiers is volgens de WGBO (vanaf 2020) 20 jaar. |
|
UZI-passen |
|
|
|
|
ADVIES > U heeft het beheer van UZI-passen niet vastgelegd in een procedure. Het is verstandig om alle afspraken rondom het gebruik en beheer van UZI-middelen vast te leggen in een procedure. Leg vast wie verantwoordelijk is voor het aanvragen van UZI-middelen, wie bevoegd is tot mandatering, wie er allemaal een pas heeft, wanneer de passen verlopen, etcetera. |
|
|
|
|
|
|
VZVZ neemt contact met u op om de bevindingen met betrekking tot het formulier te bespreken.
|
Klik op deze link voor de factsheet Toestemming vragen en verwerken. Deze factsheet geeft extra informatie over het vragen en verwerken van toestemmingen.
Mocht u meer informatie willen over het delen van medische gegevens via LSP-Ketenzorg, dan vindt u meer informatie via deze links:
Mocht u meer informatie willen over Mitz, dan vindt u informatie voor zorgaanbieders op de website https://www.mitz-toestemming.nl/. |
|
|
|
|
|
|
Vul hieronder uw contactgegevens in, zodat we naar aanleiding van de ingevulde vragenlijst contact met u kunnen opnemen. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
MAATREGEL > U geeft aan uw patiënten niet of niet in alle gevallen een voorlichtingsfolder te overhandigen. Het is van belang dat u altijd de Volgjezorg-folder (of een folder die inhoudelijk overeenkomt) aanbiedt aan uw patiënten. Het voorlichtingsmateriaal beschrijft de voorwaarden voor het geven van toestemming en dat de patiënt zijn toestemming later altijd weer kan intrekken als dat wenselijk is. Een toestemming is alleen rechtsgeldig als het voorlichtingsmateriaal is overhandigd aan de patiënt. Het voorlichtingsmateriaal van Volgjezorg is juridisch getoetst en voldoet aan de voorwaarden voor een rechtsgeldige toestemming. U kunt het voorlichtingsmateriaal kosteloos bestellen via onze webshop. Zo bent u er zeker van dat de voorlichting die u geeft over toestemming rechtsgeldig is.
|
MAATREGEL > Het is niet voldoende om de patiënt te verwijzen naar de website van Volgjezorg. Toestemmingen zijn alleen rechtsgeldig als het voorlichtingsmateriaal is overhandigd aan de patiënt.
|
ADVIES > U maakt gebruik van eigen gemaakt voorlichtingsmateriaal. Hoewel dit is toegestaan, raden wij u aan het gratis voorlichtingsmateriaal van Volgjezorg te gebruiken. Het voorlichtingsmateriaal van Volgjezorg is juridisch getoetst en voldoet aan de voorwaarden voor een rechtsgeldige toestemming. U kunt het voorlichtingsmateriaal kosteloos bestellen via onze webshop. Zo bent u er zeker van dat de voorlichting die u geeft over toestemming rechtsgeldig is.
|
MAATREGEL > Zorg dat u altijd voldoende actuele folders heeft. Toestemmingen zijn alleen rechtsgeldig als het voorlichtingsmateriaal is overhandigd aan de patiënt. Het voorlichtingsmateriaal is kosteloos te bestellen in onze webshop. Er zijn ook leaflets in verschillende talen om zelf te printen. De volgende talen zijn beschikbaar: Arabisch, Engels, Pools, Portugees, Spaans en Turks. Deze zijn kosteloos te downloaden in onze webshop.
|
MAATREGEL > U maakt geen of niet altijd gebruik van het toestemmingsformulier van Volgjezorg. Het toestemmingsformulier van Volgjezorg voldoet aan alle juridische eisen voor rechtsgeldige toestemming. U kunt het toestemmingsformulier downloaden via www.vzvz.nl. Of bestel gratis de folder met uitneembaar toestemmingsformulier via onze webshop.
Wilt u uw formulier blijven gebruiken? Aan de hand van deze checklist kunt u nagaan of de toestemmingsvraag voor het LSP voldoet aan alle eisen:
- Op het formulier staat een verwijzing naar het verstrekte voorlichtingsmateriaal.
- Op het formulier staat duidelijk de naam, het adres en type zorgverlener waaraan toestemming wordt verleend.
- Er is ruimte voor het plaatsen van een handtekening.
- Er is ruimte voor het invullen van een datum.
- De patiënt kan zowel “ja” als “nee” aanvinken op het formulier.
- Op het formulier is voldoende ruimte voor de gegevens van patiënt (volledige naam, adres, geboortedatum en geslacht).
- Op het formulier staan de regels vermeld die gelden voor kinderen:
- Voor kinderen tot 12 jaar geeft de ouder/wettelijk vertegenwoordiger toestemming.
- Voor kinderen van 12 tot 16 jaar geldt dat zowel de ouder/wettelijk vertegenwoordiger als het kind toestemming moet geven.
- Kinderen vanaf 16 jaar geven zelf toestemming.
- Het formulier bevat ruimte voor de paraaf van een kind tussen 12 en 16 jaar, dat samen met de ouder of wettelijk vertegenwoordiger moet tekenen.
|
MAATREGEL > U geeft aan dat u, als een kind tussen de 12 en 16 jaar is, alleen het kind of alleen de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger om toestemming vraagt. De Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) wordt hierbij gevolgd:
- Voor kinderen tot 12 jaar geeft de ouder/wettelijk vertegenwoordiger toestemming.
- Voor kinderen van 12 tot 16 jaar geldt dat zowel de ouder/wettelijk vertegenwoordiger als het kind toestemming moet geven.
|
MAATREGEL > U geeft aan dat u, als u toestemming vraagt aan een kind van 16 jaar of ouder, toestemming vraagt aan de ouder of wettelijk vertegenwoordiger of zowel aan het kind als de wettelijke vertegenwoordiger. De WGBO wordt hierbij gevolgd. Jongeren van zestien jaar en ouder gelden voor de WGBO als volwassenen. Ondanks dat de leeftijd van 18 jaar nog niet is bereikt.
- Kinderen van 16 jaar geven zelf toestemming.
|
MAATREGEL > In uw systeem moet vermeld staan op welke datum de patiënt zijn toestemming heeft ingetrokken.
|
ADVIES > Uw patiënten kunnen nog geen gebruikmaken van www.volgjezorg.nl. Door u aan te melden voor de dienst Opt-in van VECOZO, stelt u uw patiënten in de gelegenheid online toestemming te regelen via www.volgjezorg.nl. Hoe u zich kunt aanmelden voor deze dienst leest u in de VZVZ-factsheet ‘Verwerken online toestemming in XIS en VECOZO’. Hoe de patiënt vervolgens met de website kan werken, leest u in de VZVZ-factsheet ‘Volgjezorg’.
|
MAATREGEL > U geeft aan een onvolledig ingevuld toestemmingsformulier wel te verwerken in uw zorginformatiesysteem. Alleen volledig ingevulde toestemmingsformulieren zijn rechtsgeldig. Wanneer een toestemmingsformulier niet volledig is ingevuld, neem dan contact op met de patiënt ter verificatie, zodat de ontbrekende gegevens alsnog kunnen worden ingevuld.
|
MAATREGEL > De registratie van toestemmingen in uw zorginformatiesysteem bevat geen verwijzing naar het verstrekte voorlichtingsmateriaal. In uw zorginformatiesysteem moet een verwijzing staan naar het verstrekte voorlichtingsmateriaal. Neem de titel en datum van het gebruikte voorlichtingsmateriaal op in uw zorginformatiesysteem. Bijvoorbeeld: ‘Uw medische gegevens beschikbaar via het LSP maart 2019’. Wanneer dit niet kan in uw zorginformatiesysteem, neem dan contact op met uw leverancier. Wilt u dit dan ook melden bij toestemmingen@vzvz.nl?
|
ADVIES > U geeft aan dat u bij het registreren van toestemmingen niet aangeeft of dit mondeling, schriftelijk of digitaal is verstrekt. Als u de wijze van toestemming registreert, kunt u bij vragen van de patiënt sneller nagaan op welke wijze de toestemming is verkregen.
|
MAATREGEL > U vermeldt niet altijd de datum waarop toestemming is gegeven in uw zorginformatiesysteem. In uw zorginformatiesysteem moet de datum vermeld staan waarop de patiënt toestemming heeft gegeven.
|
MAATREGEL > Als een patiënt zijn toestemming heeft geregeld via www.volgjezorg.nl, ontvangt u hierover een bericht van VECOZO. U moet de toestemming dan nog wel verwerken in uw eigen informatiesysteem en aanmelden bij het Landelijk Schakelpunt. Wij adviseren hierbij het PDF-document (het digitale toestemmingsformulier) te bewaren in het dossier van de patiënt.
|
ADVIES > U archiveert ingevulde toestemmingsformulieren niet digitaal of in een afgesloten kast. Als een patiënt wel of geen toestemming geeft via het toestemmingsformulier, adviseert VZVZ het formulier te beschouwen als onderdeel van het patiëntendossier. De toestemming blijft geldig zolang deze van toepassing is. Wanneer de patiënt zijn toestemming intrekt, vult hij bij voorkeur het formulier opnieuw in met de optie ‘NEE’ aangekruist. Wij adviseren ook dit formulier in het patiëntendossier te bewaren. De wettelijke bewaartermijn voor patiëntendossiers is volgens de WGBO (vanaf 2020) 20 jaar.
|
ADVIES > U heeft het beheer van UZI-passen niet vastgelegd in een procedure. Het is verstandig om alle afspraken rondom het gebruik en beheer van UZI-middelen vast te leggen in een procedure. Leg vast wie verantwoordelijk is voor het aanvragen van UZI-middelen, wie bevoegd is tot mandatering, wie er allemaal een pas heeft, wanneer de passen verlopen, etcetera.
|
|
|